Vad är ett ledningssystem?

Det finns ett stort behov av innovation när det gäller att utforma ledningssystem som kan ge förutsättningar för att lösa dagens och morgondagens utmaningar. Här är tre citat från experter som talat om det ofta och länge:

In our experience, breakdowns in a company’s management system, not managers’ lack of ability or effort, are what cause a company’s underperformance. – Mastering the Management System, Robert S. Kaplan & David P. Norton

The biggest liability for most organizations isn’t a clunky operating model or a busted business model, but a sclerotic management model. – Humanocracy, Gary Hamel & Michele Zanini

We are living under the tyranny of the prevailing style of management. Most people imagine that this style of management has always existed, and is a fixture. Actually it is a modern invention, a trap that has led us into decline. Transformation is required. – W. Edwards Deming, The New Economics

Vad är då ett ledningssystem? Om du har tänkt på ett ledningssystem som en manual eller en mjukvara kan det kännas konstigt att överge den tanken. På webben får du dessutom upp många träffar som beskriver begreppet i termer av verktyg. Men ett ledningssystem är inte ett verktyg. (Däremot finns digitala verktyg för att underlätta ett ledningssystem.)

Ett ledningssystem är snarare det sätt på vilket en organisation hanterar de inbördes relaterade delarna av sin verksamhet för att uppnå sina syften. Det är min översättning av en vedertagen definition av den internationella organisationen för standardisering (ISO). (Syften är här översatt från engelskans aim som har en bredare betydelse än goals eller targets.) Ledningssystem kan vara enkla eller komplexa beroende på verksamhetens omfattning, mål och skyldigheter. Men en sak har de gemensamt: De bör vara självförbättrande med en feedbackloop för kontinuerlig utveckling.

Ett enkelt ledningssystem kan se ut så här:

• Vad vill vi uppnå? Först och främst kommuniceras organisationens roll i en bredare kontext samt dess syfte och strategi, förslagsvis i termer av mission, vision och värderingar.
• Vad krävs för att vi ska uppnå det? Strategiska formuleringar bryts ner och kommuniceras i policys och tillhörande riktlinjer, konkreta målformuleringar och nyckeltal samt prioriterade initiativ för att nå målen.
• Hur ska vi göra? Organisationen och det operativa arbetet planeras och implementeras med stöd av organisationsstruktur, roller, kompetens, processer, kommunikation, ledarskap m.m.
• Hur ska vi bli bättre på det vi gör? Processer och resultat utvärderas, måluppfyllelsen analyseras och detta ligger till grund för vidare anpassning av strategi och mål.

Men kan en organisation hantera sig själv? Vem är det som kör egentligen? ISO är inte tydliga i sin definition. Otydligheten kanske är medveten för att definitionen ska omfatta olika organisationsformer. Deming var i alla fall säker: Det är den högsta ledningen som styr.

Vilka är då den högsta ledningen? När vi pratar om aktiebolag är det ju så att ledande personer styr på olika nivåer. Styrningen är ett samspel mellan styrelse, ägare och verkställande ledning. Här spelar styrelsen, motorn i det strategiska arbetet, en viktig roll. Styrelsen bör t.ex. kunna diskutera ledningssystemets förmåga att nå sitt syfte och de strategiska målen.

Här har jag skrivit lite om ledningssystem i samverkan med andra system. Sidan är under uppbyggnad, så håll till godo.

Det är kvalitet som gäller

Ibland får jag känslan av att kvalitet ses som ett förlegat begrepp inom min bransch. Det finns en flora av nya begrepp som delvis ersatt de gamla, vilket i bästa fall är onödigt och i sämsta fall förvirrande. Men att jobba med kvalitet och ständiga förbättringar är en självklar del i ett framgångsrikt ledarskap för både individer, organisationer och samhälle.

Här i norra Sverige njuter vi av en stor framtidstro i och med etableringen av gröna industrier och de ca 17 000 anställningar som de förväntas ge fram till 2026. Med tanke på industriernas ökande efterfrågan på leverantörer som kan bidra med tjänster och produkter av hög kvalitet, behöver små och medelstora företag utbildningar inom bl.a. kvalitet och säkerhet. Det fastslår en rapport beställd av Tillväxtverket.

Jag skulle vilja tillägga att goda leverantörsrelationer i sin tur stärker förutsättningarna för industrin att jobba med process- och produktutveckling. Det kreativa arbetet bidrar till större tillfredsställelse för medarbetarna och för den långsiktiga livskvaliteten i vår del av landet, vilket apropå kompetensförsörjningsutmaningen bidrar till attraktionskraften i att leva och verka här i norra Sverige.

Lyfter vi blicken har den västerländska industrin en stor utmaning i att möta de stora satsningarna på kvalitet i asiatiska länder, framför allt Kina, Indien och Sydkorea. Kina har som mål att uppnå samma kvalitetsmässiga standard som väst till 2025 och att vara en kvalitetsmässig global ledare till 2050. Att Kina vinner marknadsandelar i vår del av världen får långtgående samhälleliga och politiska konsekvenser. Industrierna i väst, i Europa och i Sverige behöver anta utmaningen genom att rusta sig med kunskap om kvalitet och ständiga förbättringar. Det menar Professor Lars Sörqvist, VD Sandholm Associates. Se t.ex. hans artikel Från made in China till created in China.

Ett företag eller en organisation som satsar på kvalitet satsar också på social, ekonomisk och ekologisk hållbarhet.

Vill ni leda utvecklingen eller vill ni bara hänga med? Risken är att de som bara vill hänga med till slut tappar även det lilla greppet de hade. I en värld där ständiga förändringar är det enda säkra, är det klokt att sätta fokus på att ständigt bli bättre på att möta dagens och morgondagens behov.

Interkulturellt ledarskap

I dagens politiska läge är ofta kulturellt färgade värderingar på tapeten. Det kan t.ex. handla om individualism kontra kollektivism, jämställdhet kontra hierarki och statusskillnader och nyfikenhet kontra undvikande inför det som är osäkert.

På vissa håll sägs att mångfalden av perspektiv är utvecklande medan andra ifrågasätter nyttan med de här besvärliga olikheterna. Vad tänker du? Hur kan vi samsas och enas trots olikheterna?

Ett sätt är att vara medvetna om den här aspekten av livet och samtidigt vara nyfikna och försöka förstå varandra med ett öppet sinne. Det relativt nya forskningsfältet kring interkulturellt ledarskap kan hjälpa chefer att bli mer effektiva ledare inom och mellan de olika kulturella sammanhangen där de befinner sig i en allt mer globaliserad företagsvärld.

Peter Dorfman är en av de mest kända forskarna inom det här området och han identifierade redan 2003 fyra saker ledare bör uppmärksamma:

1. De kulturella skillnaderna inom ett land eller mellan de länder som tillhör samma grupp (t.ex. de nordiska länderna)
2. Variationen av uttryck för en och samma kultur. Till exempel finns paradoxen att vi kan värdesätta både ett humanistiskt och öppet ledarskap och samtidigt ett beskyddande och gränssättande ledarskap.
3. Att överallt finns individer som inte alls tycker om sin kultur, som kanske inte rättar sig in i ledet och ibland öppet kritiserar sin egen kulturs värderingar.
4. Sist men kanske viktigast, att kulturer inte är statiska utan att de hela tiden förändras i en exponentiell takt i vår globaliserade värld.

För vidare läsning rekommenderar Ugglan boken Strategic Leadership Across Cultures från 2013, skriven av Dorfman m.fl.

Why Do We Fall?

Vi befinner oss i sensommarens mogna och ljuvliga tid. Personligen älskar jag den här tiden på året i Norrbotten när vi fortfarande njuter av soliga dagar, plockar bär, fiskar, badar och kan börja tända ljus och mysa om de mörkare kvällarna. Enligt den judiska traditionen skapades världen under hösten. För mig känns det som en naturlig tanke. När mörkret faller, och vi spenderar mer tid i stillhet, finns tid att reflektera över var vi varit och vart vi vill styra vår resa.

Kanske ni haft ett tufft år bakom er?

Det viktiga är inte att aldrig falla. Det viktiga är att lära sig hur vi tar oss upp igen.

Så tänker jag kring tjänsterna jag erbjuder. I stort sett är det en träning i att ta sig uppåt oavsett hur ofta och hårt vi faller.

Det kallas ibland för förbättringsförmåga eller förbättringskunskap. Det är en livsviktig kunskap för alla organisationer inom såväl privat som offentlig sektor. Att vända misstag till lärdomar och skapa värde och vishet som ger täta segel och en båt som förs framåt av den alltid växlande vinden.

Om ni sett Batman-filmerna ringer rubriken bekant: ”Why Do We Fall? So We Can Learn to Pick Ourselves Up.”

Att reflektera över hur vi ska bli bättre kanske är viktigast under den här hösten. Vi kanske kan kalla det Why We Do Fall – varför vi gör höst.

Lev. Var inte bara vid liv.

Vi vill leva, inte bara vara vid liv. Det här gäller företag också. Ni vill göra något meningsfullt och blomstra. Vara i kontakt med omvärlden och bidra med något gott. Visst?

Det brukar kallas ert varför. Jag skulle vilja kalla det er vision.

När ni jobbar med er planering, visst utgår ni ifrån er vision? Visionen kommer inte att vara mätbar, men ni kan mäta mer konkreta framsteg. Vilka mätbara mål och milstolpar ska finnas på vägen dit?

Visionen kan till exempel röra sig om att vara en exceptionellt god samhällsaktör. Då är stegen förslagsvis att få en god likviditet för att sedan ha ett tryggt utrymme för att kunna satsa på ett förändringsarbete som kommer att vara en långsiktig investering. Det här förändringsarbetet syftar i sin tur till att ni profilerar er inom CSR (Corporate Social Responsibility) för att vinna marknadsandelar, rekrytera och behålla engagerade medarbetare och därmed ha ytterligare utrymme för att utveckla goda lösningar tillsammans.

Så månadens tips är att uppdatera er vision och hur ni vill uppnå den. Systematisera och visualisera den. Skapa delaktighet kring den. Vad är verkligen viktigt för er? Det är väl inte bara ord?

Lev er vision ❤

En chef kan vara en ledare…

En chef kan vara en ledare, men det finns inte nödvändigtvis ett samband mellan de två titlarna.

En ledare ser dig, lyssnar på dig, lyfter dig upp och får dig att växa samtidigt som den utmanar dig att tänja på dina gränser. En ledare låtsas inte att hon eller han vet – eller ens är skyldig att veta – alla de rätta svaren. En ledare kan hantera människor; alla andra saker är sekundära. En ledare kan på ett konstruktivt sätt hantera kritik, utan att ta den som ett hot mot sin position eller identitet. Men kanske viktigast av allt: en ledare är en människa som är ofullkomlig och ska kunna visa sårbarhet och erkänna brister.

Ledarskap är oerhört viktigt när det kommer till kvalitet, eftersom kvalitet börjar och slutar med människor, kultur och värderingar. Glöm aldrig det.

Hur ge personalen frihet i praktiken?

Alla har hört att det är bra att ge människor frihet i sitt jobb. Men vad innebär det att värdesätta och ge dem frihet? Att släppa alla fria? Att sätta mål, lova belöningar och sedan vänta på resultat?

Nej, för det är inte att värdesätta människor och uppskatta hur människor fungerar. Det skapar osäkerhet och stress både hos dig och medarbetarna och snart svingar pendeln tillbaka i ”kommendera och kontrollera”-läge, på mer eller mindre subtila sätt. Vad är då lösningen?

Jag är övertygad om att den coachande dialogen är A och O. Att du lär känna människor och deras sätt att tänka. Du ställer rätt frågor och får dem att tänka lite till. Ni löser problem utan att du varken kommenderar eller släpper taget om dem. I dialogen lär ni er mer tillsammans. Ni implementerar de arbetssätt och verktyg som tar er närmare er vision. Hela tiden kundorienterad utveckling. Det skapar engagemang, stolthet och välbefinnande i arbetet!

Sokrates blev en vinnare genom att ställa kritiska frågor. Det kan du som ledare också göra. Tänk och tänk lite till, tillsammans. Börja smått!

Oftast är det inte verktygen som saknas

Oftast är det inte verktygen som saknas. Det är kunskap, en plan och en rutin. Sen kan verktygen prövas ut alltefter behov.

Jag kan ta mig själv som exempel. Jag ska nämligen börja styrketräna. Amatör som jag är när det gäller träning börjar jag smått. Står på ett ben medan jag lyssnar på en föreläsning på datorn. Jag har lärt mig att INTE börja med att köpa en dyr träningsmaskin eller ett gymkort. Jag kunde lika gärna kasta pengarna i sjön.

Det är precis samma sak med förbättringsarbete. Börja inte med att köpa någon ny, dyr digital plattform för kontroll och rapportering. Den stora risken är att ni inte får valuta för pengarna.

Heja, ni som jobbar på med ert förbättringsarbete! Ni är aldrig färdiga och det är som det ska vara.

Till slut blir vi kanske lite mer… Lean 😉

Marknadsföring är viktigt, absolut, men…

Det här med marknadsföring är viktigt, absolut, men nu ska jag sticka ut hakan: Det är oerhört mycket viktigare med kvalitet i varje litet möte.

Det finns inget motsatsförhållande mellan kvalitet och marknadsföring, men det senare har en tendens att handla allt mindre om själva produkten eller tjänsten – alltså erbjudandet – och allt mer om att tala om företagets värderingar, hållbarhetsarbete, visuella intryck etc.

Erbjudandena på marknaden verkar ofta vara likvärdiga och därför skapas en upplevelse omkring erbjudandet för att stärka varumärket. Det är dock inte samma sak som att ge den enskilda kunden vad hen faktiskt behöver.

Vilket bemötande får personen som är på dåligt humör, som inte passar in eller som behöver hjälp som kräver en okonventionell lösning?

Det är nämligen i mötet mellan den enskilda kunden och personalen som en organisation och dess varumärke uppstår. Allt det andra är löften och stöd för att uppfylla det här mötet.

En kultur med hjärta

Det finns få saker som krossar ett hjärta som lögner. Att upptäcka att orden som vi tog till oss var tomma. Vi litar sällan på den som visar sig vara duktig på att prata men inte gör som de säger.

De goda värderingar som många företag säger sig värna om, de är alltför ofta fina ord utan verklig substans när det kommer till kritan. Vilka hjärtan blir hårda och slutar klappa för dessa organisationer? Framför allt är det medarbetarnas hjärtan. Flera ton av kreativ potential går till spillo.

Tänk dig att varje medarbetare istället känner stolthet, lojalitet och kanske till och med kärlek. Omtanke i handling, inte i ord, är vad som krävs för att skapa en kultur med hjärta. 🧡