Behöver vi implementera Lean Six Sigma?

Ingen är undantagen från snabb förändring i omvärlden. I processer skapas värde. En process inkluderar lyhörda relationer med kunder och leverantörer. Alla organisationer måste därför fokusera på processförbättring. Vad behöver er organisation för stöd i det här?

Många företagare har vid något tillfälle uppmanats att starta ett Lean Six Sigma-initiativ eller liknande för att nå en högre kvalitet. Även när nyckeltal saknas och ni har ett pyttelitet team. Behövs det verkligen ett sånt koncept som en dyr extern part måste guida er igenom? Det korta svaret är nej.

Det här är vad du bör fundera på: Vad har ni för strategi för att lyckas vara en organisation som utvecklas snabbare än vad omvärlden förändras? Hur säkerställer ni personalens motivation till att bidra till verksamhetens mål? Vad är slutmålen för varje initiativ? Vad har ni gjort för att nå närmare slutmålen? När ska initiativen vara klara och hur ska de utvärderas?

Du vet mer om ditt företag, din konkurrens och ditt strategiska läge än jag. Svara på dessa frågor så kommer du närmare ditt mål om ett fungerande utvecklingsarbete.

Är det något du skulle vilja lägga till?

Får ert utvecklingsarbete genomslag i hela organisationen?

… Så att det leder till verkliga förbättringar – innovationer, högre kvalitet, nöjdare kunder, större marknadsandelar och bättre lönsamhet?

Om inte kan det bero på att ni inte jobbar med just hela organisationen – med hela systemet. Har ni ett system som är optimerat för att kontinuerligt förbättras?

Många gånger sker utvecklingsarbetet bara på en eller två nivåer i organisationen, där effekten uteblir då högsta ledningen inte tar ett övergripande ansvar för att utveckla systemet i linje med målen.

Målen kan inte uppnås utan rätt förutsättningar i organisationen.

”Command and control” är inte en lösning när den bristande kvaliteten beror på brister i själva organisationen.

För att bli klokare behöver ni zooma ut, skaffa överblick och få ett fågelperspektiv på helheten. Leverantörsrelationer, relationer mellan avdelningar, löner och incitament, internkontroll, kundrelationer, HR och administration…

Att inse delarnas relationer med varann och hur allt egentligen är en del av en större helhet – organisationens system – är nyckeln till riktigt coola transformationer.

Ledarskapet avgör verksamhetens utvecklingsförmåga

Alltför många företag förbiser behoven av att utbilda sina ledare inom just ledarskap, trots att ledarskapet avgör verksamhetens utvecklingsförmåga. Du kan ju antingen hjälpa eller stjälpa med ditt ledarskap, med effekter som är svåra att överblicka då det påverkar andra människor som påverkar kunder varje dag. Ledarskapskunskaper förbises ofta helt. Men de bör definieras, kartläggas och utvecklas för att skapa en välmående organisation.

Tänk dig att du ska engagera fem personer med att komma i form. Om du kommunicerar att ”den som i sitt sociala medier-flöde postar flest inlägg i veckan iförd träningskläder vinner!” – och om de ändå lyckas sporra och hjälpa varandra – så är det tyvärr inte tack vare ditt ledarskap, utan trots detta. Om du istället säger att de ska hjälpas åt att må bra fysiskt och psykiskt. Vad händer då? Du släpper lös en flod av engagemang, kreativitet och teamwork som utvecklar människor till nya höjder. För människor VILL må bra.

Om du har en vision med ditt företag som ligger i samklang med vad människor VILL och förstår är bra, då finns deras engagemang där. Sen behövs också struktur, aktiv coachning och systematik för att nå målen.

Gör det lätt för alla att bli delaktiga

Delaktighet är guld för alla organisationer! För att människor ska vara delaktiga behövs inre motivation, till skillnad från yttre motivation i form av morot och piska. Bästsäljande författaren David Pink föreslår tre element för att hålla vår motivation levande:

1) Autonomi
2) Kompetens
3) Syfte

Men det behövs ett ramverk, annars kan de fritt motiverade fåglarna ramla ihop en dag. Ramverket kan bestå av olika delar: konkreta förväntningar, en tydlig budget, att hålla koll på utvecklingen, en organisationsstruktur som uppmuntrar samarbete över divisioner…

Vilka är dina erfarenheter av frihet inom ett ramverk?

Omfamna konceptet med ständiga förbättringar

❌ Här är tre vanliga misstag när vi arbetar med ständiga förbättringar:

1) Att göra det avancerat och uppifrån och ned. Gör istället ett riktigt enkelt systematiskt tillvägagångssätt. Få förbättringshjulet (Planera -> Gör -> Studera -> Agera) att snurra. Detta är en nyckel för att upprätthålla engagemang över tid. Faktum är att det kan få dina anställda att dregla över det istället för att vända sig bort i obehag.

2) Att älska för många nyckeltal. Istället bör ni bestämma relevanta indikatorer innan ni vidtar åtgärder för att lösa ett problem. Gör dem relevanta för vad ni faktiskt vill uppnå (outcome) när det gäller resultatet, inte bara själva resultatet (output). Detta tillvägagångssätt är motsatsen till att bara mäta saker som är lätta att mäta.

3) Att förvänta sig för mycket för tidigt. Kom ihåg att förbättringar innebär förändring och att våra hjärnor är designade för att uppfatta fara i det okända. Ha tålamod.

Arbeta med processer

Allt som händer mellan leverantör och kund består av processer. Processer är komplexa, röriga ting. Kvalitetsledning handlar i grunden om att göra dem effektiva. Lean produktion syftar till att odla saker som ger mervärde. Som Marie Kondo skulle uttrycka det: Väcker det glädje?

För att göra i ordning något måste du se det tydligt. När jag undersökte nya digitala lösningar för att visualisera och hantera processer hittade jag Process Genius, ett företag i Finland som visualiserar processer i hela fabriker genom Digital Twins i webbaserade applikationer.

Häftigt, eller hur?

Basera beslut på fakta

Vill du fatta bättre beslut? Samla relevant fakta genom att analysera data både i form av siffror och beskrivningar i t.ex. intervjuer. Jag tänkte här uppehålla mig lite vid data i form av siffror.

Å ena sidan kan vi sjunga halleluja, för vi skapar mer digital data än någonsin och statistisk programvara kan utföra avancerade beräkningar utifrån den.

Å andra sidan är vi inte alltid briljanta på att förstå vår data. Vi människor har svårt att hitta berättelser om hur världen fungerar och hålla oss till dem. Tillbaka i de förhistoriska dagarna var denna kognitiva färdighet nödvändig för att undvika fara, hitta mat och vatten och träffa en fertil partner. Men det kan också få oss att hoppa in i felaktiga slutsatser i dagens mycket mer komplexa miljö.

Ett enkelt tips för att tillämpa dagligt statistiskt tänkande är att se upp för gömda variabler, även kända som förväxlingsfaktorer eller confounders. Om du kan spåra ett samband mellan två variabler (X och Y) är det frestande att misstänka att X orsakar Y. Men en tredje variabel, Z, kan faktiskt ha ett samband med både X och Y. Ett klassiskt exempel är att personer som dricker mycket (X) oftare än andra har lungcancer (Y). Men det är faktiskt vanan att röka (Z) som har ett samband med båda dessa variabler.

Kan du komma på fler exempel på gömda variabler i din vardag och i er verksamhet?

Sätt kunderna i centrum

Den första (av sex) hörnstenarna i The Cornerstone Model of Total Quality Management är att sätta kunder (och/eller medborgare) i centrum för allt du gör. Det är så uppenbart att folk tenderar att glömma det.

När du utvecklar en produkt eller tjänst, gissa aldrig vad dina kunder behöver eller vill ha. Prata med dem. Lägg tid på att verkligen förstå dem.

Men i vissa fall kolliderar kundernas behov med de något otillgängliga människorna som inte är beredda att gå den extra milen. Detta borde inte vara fallet, men det är det ibland. Speciellt när motivationen är låg.

Jan Carlzon konstaterade i sin internationella bestseller Moments of Truth (1989) att de enda personerna i hans organisation som var oroliga av det nya kundcentrerade tillvägagångssättet var mellanchefer. Varför? För de kände sig med rätta överflödiga när personalen närmast kunderna fick ta fler beslut på egen hand.

Så… Upptäck hindren för att sätta kunderna i centrum. Ta itu med dessa hinder på ett strukturerat sätt och ni är på väg mot excellens. Vad är dina erfarenheter?

Äg dina misstag

Under större delen av mitt liv har jag varit ovillig att äga mina misstag. I min barndom var det viktigt för mig att leva upp till att vara lilla fröken solsken. Det var min identitet. Om jag var skurken i en situation skulle världen falla samman. Jag trodde i alla fall det.

Nu när jag har blivit äldre har jag gjort tillräckligt många misstag för att falsifiera denna hypotes. (Är jag gammal? Nej. Jag är en millennial; en äldre millennial. Okej?)

Jag tycker att det är så befriande och givande att ta ansvar. Det bästa med att äga mina misstag är att lära mig att jag fortfarande kan vara en del av spelet även om jag misslyckas. Jag är okej. Och det är du också. Vi kan fortfarande älskas och hyllas. Denna insikt sporrar mig inte att göra fler misstag. Det gör mig snarare mer kapabel att rädda dagen.

Det här är extra viktigt för ledarskapet i en organisation. Om ledarna själva föregår med gott exempel i sårbarhet och äger sina misstag kommer människor i deras närhet att våga göra samma sak. Det föder så många positiva effekter i form av psykologisk trygghet, tillit, laganda och kreativitet.

Kostnaderna för dålig digitalisering

Två gånger i mitt liv har jag köpt ett gymmedlemskap i ett år. Det slutade med att jag gick till gymmet ungefär tolv gånger, vilket gjorde varje besök löjligt dyrt.

Det är samma sak med nya IT-system och digitala lösningar. Vi har en vision om effektivitet när vi köper dem, men vi måste vara uppmärksamma på vad som krävs för att dessa verktyg ska fungera för oss. Verktyg kommer definitivt inte att göra oss bättre om vi inte vill (eller kan) investera tid och ansträngning för att använda dem.

”Cost of poor quality” är ett välkänt begrepp och 2019 myntade Lars Sörqvist begreppet ”cost of poor digitalisation”. Digitalisering är inget självändamål. Det är ett sätt att uppnå kund- och/eller medborgarnöjdhet. Håller du med?